Oznámení o shromažďování a zpracování osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen "nařízení") s účinností od 1. 6. 2021.
Společnost Epos spol. s r.o IČ 4094201 (dále jen "správce" nebo "zadavatel") tímto informuje své zákazníky - odběratele (jakož i zaměstnance našeho odběratele, který je právnickou osobou, nebo osoby jednající za odběratele na základě pověření, jmenování, volby nebo v rámci výkonu své funkce, které jsou určeny jako pověřené osoby pro jednotlivé oblasti komunikace týkající se dodávek produktů a služeb v rámci smluvních vztahů) o shromažďování a zpracování jejich osobních údajů.
Zásady ochrany osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze na základě zákonných podmínek stanovených v nařízení nebo zákoně. Jako správce odpovídáme za ochranu vašich osobních údajů, které jsme od vás získali nebo získáme v souladu s Nařízením a zákonem, v rozsahu a způsobem uvedeným v tomto informačním dopise. V případě jakýchkoli dotazů týkajících se zpracování Vašich osobních údajů se na nás můžete obrátit osobně nebo poštou na adrese našeho sídla nebo přímo na naši odpovědnou osobu: info@eposprint.cz, "Podání-GDPR".
Vaše osobní údaje budou bezpečně uloženy a zálohovány v souladu s našimi bezpečnostními zásadami a bezpečnostními zásadami našich zpracovatelů, a to pouze po dobu uvedenou níže v tomto informačním listu.
Přístup k vašim osobním údajům budou mít příjemci a námi pověřené osoby, které je zpracovávají na základě našich pokynů a v souladu s našimi bezpečnostními zásadami. Jako správce údajů jsme povinni zajistit zálohování údajů v souladu s bezpečnostními požadavky Nařízení a Zákona.
Zdroj shromažďování osobních údajů
Vaše osobní údaje získáváme především přímo od vás, pokud nám je dobrovolně poskytnete v souvislosti s dotazem nebo žádostí o naše produkty, které nám adresujete osobně, telefonicky, písemně poštou nebo elektronicky, a to buď na základě vaší vlastní žádosti, nebo prostřednictvím předem připravených formulářů, které najdete na našich webových stránkách.
Jste-li zaměstnancem našeho zákazníka, který je právnickou osobou nebo živnostníkem, který vás jmenoval jako svou pověřenou osobu pro jednotlivé oblasti komunikace týkající se dodávek výrobků a služeb v rámci smluvních vztahů, získáváme osobní údaje od vašeho zaměstnavatele; poskytnutím údajů obsažených v těchto informacích není dotčena informační povinnost vašeho zaměstnavatele v rozsahu článku 13 Nařízení při získávání a zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s pracovněprávním vztahem mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
Vaše osobní údaje získáváme také od našich externích spolupracovníků, kteří pro nás vykonávají podomní prodej a kteří vás oslovují s nabídkou našich produktů a služeb mimo naše prostory.
Vaše osobní údaje získáváme také od našich smluvních partnerů nebo jiných oprávněných osob v souvislosti s plněním našich smluv nebo jiných smluvních, předsmluvních nebo jiných závazků.
Nutnost poskytnutí osobních údajů
Vaše osobní údaje od vás potřebujeme, protože pokud nám je neposkytnete, nemůže vzniknout smluvní vztah mezi dodavatelem a zákazníkem, neboť v souladu s obchodním zákoníkem v platném znění (dále jen "obchodní zákoník") je vaše identifikace jako smluvní strany jednou z podstatných náležitostí smlouvy. Pokud se však rozhodnete nám své telefonní číslo nebo e-mailovou adresu neposkytnout, nebrání to vzniku smluvního vztahu, ale naše vzájemná komunikace nebude tak efektivní, jako kdybyste nám je poskytli. Pokud nám neposkytnete svou e-mailovou adresu, nebudeme vám také moci zasílat elektronické vyúčtovací faktury, které vám vystavujeme na základě smlouvy, a budeme vám je moci zasílat pouze poštou.
Od osob určených zákazníkem k převzetí našich dodávek budeme vyžadovat pouze předložení čísla dokladu totožnosti. Účelem je potřeba jednoznačné identifikace při předávání a přebírání našich výrobků a zabránění možnosti převzetí jinou osobou; a také úspěšné vyřešení případného reklamačního řízení.
Pokud své osobní údaje neposkytnete, může být navíc výrazně ztíženo nebo dokonce znemožněno plnění smluv nebo může být ztížena či dokonce znemožněna komunikace mezi stranami.
Příjemci osobních údajů
Veškeré vaše osobní údaje budou uloženy v našich interních systémech a budou dále poskytovány různým spolupracujícím subjektům. Mezi příjemce osobních údajů mohou patřit:
- kontrolní, dozorové a jiné státní orgány při výkonu jejich činnosti podle zvláštních právních předpisů (např. Česká obchodní inspekce, Úřad pro ochranu osobních údajů, Finanční úřad apod.),
- soudům a orgánům činným v trestním řízení na jejich žádost nebo v oprávněném zájmu správce při prokazování, uplatňování a obhajobě právních nároků,
- smluvní poskytovatelé služeb, jako jsou poskytovatelé služeb podpory IT infrastruktury, služeb správy softwaru, poštovních a přepravních služeb, finančních a pojišťovacích služeb,
- dalším příjemcům, kterým je správce povinen poskytnout osobní údaje na základě zvláštního zákona nebo oprávněného zájmu, např. auditorům, právním poradcům, daňovým a účetním poradcům, pojišťovnám, bankám, úvěrovým registrům, jakož i osobám, které jsou s námi v pracovněprávním nebo jiném obdobném vztahu, pokud, které jsou nezbytně nutné pro výkon jejich práce nebo práv, a které budou ve vztahu k poskytnutým nebo zpřístupněným osobním údajům rovněž vázány povinností mlčenlivosti ve vztahu k těmto informacím v rozsahu a za podmínek sjednaných v písemné smlouvě s nimi uzavřené nebo stanovených obecně závaznými právními předpisy.
Se všemi zprostředkovateli jsme řádně uzavřeli smlouvy, na jejichž základě jsme zajistili ochranu vašich osobních údajů. Zajišťujeme, aby tito zpracovatelé poskytovali odpovídající úroveň ochrany osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.
Účel zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme shromažďovat a dále zpracovávat pro následující účely:
- uzavření a plnění smlouvy; pro plnění smluvních závazků nebo k provedení opatření na vaši žádost před uzavřením smlouvy s vámi, zejména pro účely zpracování objednávek, evidence objednávek včetně jejich změn v našem interním systému, kontroly plnění objednávek a povinností souvisejících s převzetím a předáním předmětu objednávky, vyřizování reklamací a stížností, vyřizování pojistných událostí, fakturace, vymáhání škod a nároků vzniklých v souvislosti s dodávkou zboží a služeb, uchovávání související dokumentace a záznamů, vzájemné komunikace mezi stranami apod. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel je čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) Nařízení, Poskytnutí osobních údajů subjektem údajů je v tomto případě smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje neposkytnete, nebude možné se subjektem údajů uzavřít smluvní vztah.
- bezpečnost a ochrana majetku, včetně monitorování prostřednictvím kamerového systému; je v oprávněném zájmu provozovatele přijmout vhodná bezpečnostní opatření za účelem zvýšení bezpečnosti a ochrany majetku a předcházení trestné činnosti a jiné protispolečenské činnosti v oblasti majetkové trestné činnosti páchané zejména formou vloupání, dále krádeží a poškozování cizího majetku, ale také za účelem ochrany osob, jejich majetku a zdraví v prostorách provozovatele. Právním základem je oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
- vedení účetnictví a příprava účetních dokladů; zejména správa a fakturace ceny za dodávku výrobků (dle Smlouvy), zpracování účetních, daňových dokladů a faktur. Právním základem zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel je ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení, zákon o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o účetnictví").
- marketing; v případě vašeho souhlasu vám budeme zasílat obchodní informace o produktech a různých akcích poštou, e-mailem, SMS nebo jinými formami. Obchodní informace budeme zasílat pouze v takovém rozsahu a frekvenci, které vás nebudou obtěžovat. Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů pro tento účel je ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení, tj. souhlas subjektu údajů. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat, přičemž o konkrétním způsobu odvolání (v závislosti na způsobu udělení souhlasu) vás budeme informovat v žádosti o udělení souhlasu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním. Zpracování pro marketingové účely lze považovat za zpracování na základě oprávněných zájmů správce, pokud jste naším zákazníkem a my považujeme za náš oprávněný zájem informovat vás o novinkách a nabídkách v oblasti našich služeb. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro marketingové účely nebo přestat dostávat naše marketingové zprávy prostřednictvím odkazu přímo v těchto zprávách.
- ochrana finančních zájmů dodavatele; je v našem oprávněném zájmu zpracovávat vaše osobní údaje týkající se neplnění vašich smluvních závazků za účelem ochrany finančních zájmů dodavatele.
- soudní spory, výkon právních nároků a soudní pravomoci, vymáhání pohledávek a mimosoudní vymáhání pohledávek; v případech, kdy lze očekávat, že daná činnost zpracování bude sloužit k uplatnění právních nároků, včetně vymáhání pohledávek a mimosoudního vymáhání pohledávek, nebo k obraně práv správce, budou vaše osobní údaje zpracovávány za tímto účelem, který je slučitelný s původním účelem zpracování; právní základ pro zpracování bude stejný jako právní základ použitý pro původní účel zpracování. V případech, kdy by předmětem zpracování byla zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu, je právním základem čl. 9 odst. 2 písm. c) nařízení.
- evidenci pošty a správu podatelny; evidenci a správu pošty, pošty doručené a odeslané do a z elektronické schránky a evidenci a archivaci smluv, účetních, daňových a souvisejících dokumentů v našich interních systémech. Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů pro tento účel je čl. 6 odst. 1 písm. c) a e) Nařízení, tj. plnění právní povinnosti dodavatele podle zvláštních předpisů a veřejný zájem.
- výkon práv subjektů údajů; je právní povinností správce zajistit, aby žádosti, kterými subjekty údajů uplatňují svá práva, byly řádně zpracovány v souladu s nařízením.
- ochrana a zabezpečení informací v síti; správa a řízení informačních a komunikačních technologií a poskytování souvisejících služeb a zařízení za účelem provozování obchodní činnosti je naším oprávněným zájmem. Ochrana a bezpečnost informací, efektivní řízení bezpečnostních rizik, schopnost přispívat ke spolehlivému a adekvátnímu objasňování vzniklých bezpečnostně významných událostí, řešení jejich následků a zamezení jejich pokračování, schopnost předcházet vzniku bezpečnostně významných událostí, je zároveň naší povinností vyplývající z Nařízení přijmout vhodná bezpečnostní opatření k zamezení neoprávněného zpracování osobních údajů a dalších informací, které je třeba v prostředí provozovatele chránit, a zajistit ochranu majetku. Právním základem je oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení).
Doba uchovávání osobních údajů
Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu nezbytnou k dosažení účelu zpracování, nejdéle však po dobu trvání smluvního vztahu. V případě, že vůči vám uplatníme právní nároky a povedeme soudní nebo správní řízení, nebo pokud vy uplatníte právní nároky vůči nám a povedete proti nám soudní nebo správní řízení, budou osobní údaje zpracovávány za účelem prokázání, uplatnění nebo obhajoby právních nároků až do pravomocného skončení takového řízení.
Po ukončení smluvního vztahu, resp. po pravomocném ukončení řízení dle předchozí věty, budou Vaše osobní údaje uchovávány (archivovány) pouze po dobu 10 let od ukončení smlouvy, neboť povinnost uchovávat smlouvu a účetní a daňové doklady související se smlouvou, které obsahují Vaše osobní údaje, vyplývá z obecně závazných předpisů, zejména ze zákona o účetnictví. Doba uložení začíná běžet prvním dnem kalendářního roku následujícího po roce, v němž smlouva zanikla. Po uplynutí této doby budou údaje vymazány nebo zničeny/skartovány.
Videozáznamy z kamerového systému budou uchovávány po dobu 14 dnů od data pořízení záznamu za účelem zvýšení bezpečnosti a ochrany majetku a prevence kriminality a jiné protispolečenské činnosti v oblasti majetkové trestné činnosti.
Vaše osobní údaje zpracovávané za účelem řádného výkonu práv subjektů údajů mohou být zpracovávány po dobu 5 let, pokud uplatníte právo subjektu údajů.
Pokud vaše osobní údaje zpracováváme také na základě vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu platnosti souhlasu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů na základě souhlasu před jeho odvoláním. Udělený souhlas můžete odvolat stejným způsobem, jakým byl souhlas udělen.
Předání do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci
V takových případech přijímáme nezbytná opatření k zajištění odpovídající ochrany vašich osobních údajů, např. standardní smluvní doložky (SCC) pro předávání údajů mezi zeměmi EU a zeměmi mimo EU zveřejněné Evropskou komisí / kodex chování schválený příslušným dozorovým úřadem / schválené certifikační mechanismy / souhlas subjektu údajů.
Odvolání souhlasu
Pokud vaše osobní údaje zpracováváme také na základě vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů na základě souhlasu před jeho odvoláním. Souhlas můžete odvolat stejným způsobem, jakým byl udělen.
Automatizované rozhodování, včetně profilování
Při zpracování vašich osobních údajů u nás nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.
Ochrana osobních údajů na našich webových stránkách
Údaje, které jste poskytli dobrovolně
Na našich webových stránkách můžete dobrovolně poskytnout určité informace pro určité účely, například informace zadané při vyjádření zájmu o kontaktování. Tyto informace mohou zahrnovat osobní kontaktní údaje, jako je jméno, název společnosti, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, pracovní pozice nebo demografické údaje a jakékoli další informace, které uvedete.
Tyto shromážděné údaje používáme k tomu, abychom vás kontaktovali. Z tohoto důvodu můžeme údaje sdílet s dalšími společnostmi v naší skupině nebo s externím partnerem, pokud je to nutné k zodpovězení vašich dotazů.
Soubory cookie, údaje o používání a podobné nástroje
Když navštívíte naše webové stránky, shromažďujeme určité informace pomocí automatizovaných prostředků, jako jsou soubory cookie, pixelové značky, nástroje pro analýzu prohlížeče atd. Více informací o souborech cookie, údajích o používání a podobných nástrojích, které používáme, naleznete na webových stránkách společnosti Epos spol. s.r.o.
Propojené stránky
Z našich webových stránek můžeme poskytovat odkazy na webové stránky třetích stran (dále jen "odkazované stránky"). Odkazované stránky nemusí být nutně kontrolovány nebo přezkoumávány námi. Každá propojená stránka má své vlastní podmínky používání a informace o ochraně osobních údajů. Nejsme zodpovědní za zásady a postupy jakýchkoli Odkazovaných stránek a dalších odkazů na nich obsažených, proto doporučujeme uživatelům, aby si před jejich použitím přečetli podmínky a oznámení těchto Odkazovaných stránek.
Děti
Naše webové stránky nejsou určeny dětem a nepoužíváme je k vědomému získávání osobních údajů od dětí ani k jejich prodeji dětem. Pokud se dozvíme, že dítě poskytlo osobní údaje prostřednictvím některé z našich webových stránek, odstraníme tyto informace z našich systémů.
Vaše další práva na ochranu údajů
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte kromě výše uvedených práv také následující práva:
- právo na přístup k osobním údajům (článek 15 Nařízení); máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud ano, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům (jejich kopiím), jakož i právo na doplňující informace v rozsahu stanoveném v článku 15 Nařízení.
Ve většině případů vám poskytneme kopie vašich osobních údajů a dalších informací v písemné papírové podobě, pokud nepožádáte o jiný způsob jejich poskytnutí. Pokud jste o tyto informace požádali elektronickou cestou, budou vám poskytnuty elektronicky, pokud to bude technicky možné.
- právo na opravu osobních údajů (článek 16 Nařízení); podnikáme přiměřené kroky, abychom zajistili, že informace, které o vás máme, jsou přesné, úplné a aktuální. Toto právo vám však umožňuje požádat nás, abychom bez zbytečného odkladu opravili vaše nepřesné osobní údaje nebo doplnili vaše osobní údaje, pokud jsou nepřesné, neúplné nebo neaktuální.
Vezměte prosím na vědomí, že jste povinni nám poskytnout pouze úplné a správné osobní údaje a jste odpovědní za pravdivost osobních údajů, které nám poskytnete.
- právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut) (čl. 17 Nařízení), a to bez zbytečného odkladu po uplatnění tohoto práva, např. pokud Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který jsme je získali nebo zpracovávali, pokud jste odvolali svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, na jehož základě Vaše osobní údaje zpracováváme, a neexistuje jiný právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů (např. smlouva (nebo jiné smlouvy), kterou jsme s Vámi uzavřeli), pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 17 Nařízení, pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 17 Nařízení, pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů podle čl. 17 Nařízení. 21 odst. 1 Nařízení nebo pokud zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s Nařízením a právními předpisy.
Toto vaše právo však musí být posuzováno s ohledem na všechny relevantní okolnosti. Například můžeme mít určité právní a regulační povinnosti, které znamenají, že vaší žádosti nebudeme moci vyhovět.
- právo na omezení zpracování osobních údajů (článek 18 Nařízení), v zákonem stanovených případech máte právo nás požádat, abychom přestali zpracovávat vaše osobní údaje, např. pokud vznesete námitku proti přesnosti osobních údajů, které o vás máme, ale pouze na dobu, která nám umožní ověřit přesnost vašich osobních údajů, vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů automatizovaným rozhodováním nebo je zpracování vašich osobních údajů v rozporu s Nařízením a zákonem, a vznesete námitku proti výmazu vašich osobních údajů a místo toho požádáte o omezení jejich použití, nebo vznesete námitku proti výmazu vašich osobních údajů, které my jako dodavatel již nepotřebujeme a nechceme vymazat, ale vy je potřebujete, např. v probíhajícím soudním řízení,
- právo na přenositelnost údajů (článek 20 Nařízení), tj. právo získat od nás své osobní údaje, které jste nám dříve poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo požadovat, abychom vaše osobní údaje předali jinému správci za zákonných podmínek; výkonem tohoto práva není dotčeno vaše právo na výmaz vašich osobních údajů dodavatelem.
Právo na přenositelnost se však vztahuje pouze na osobní údaje, které jsme od vás získali na základě souhlasu nebo na základě smlouvy, jejíž jste smluvní stranou.
- právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (článek 21 Nařízení), pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na našem oprávněném zájmu nebo pokud vaše osobní údaje zpracováváme za účelem přímého marketingu našich služeb a produktů, včetně profilování v rámci takového zpracování. Pokud vznesete námitku a my neprokážeme závažný oprávněný důvod pro zpracování vašich osobních údajů nebo pokud vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů za účelem přímého marketingu našich služeb a produktů, nebudeme vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávat.
- právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, včetně profilování, pokud by takové automatizované rozhodování a profilování mělo vůči vám právní účinky nebo se vás významně dotýkalo (článek 22 Nařízení); jak jsme však uvedli, při našem zpracování vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování,
Pro bližší informace o právech dotčené osoby nás kontaktujte osobně, poštou na adresu našeho sídla nebo přímým kontaktováním naší odpovědné osoby: info@eposprint.cz, "Podání-GDPR". Všechny dotazy rádi zodpovíme.
Svá práva můžete uplatnit osobně nebo zasláním písemné žádosti poštou na adresu našeho sídla nebo přímým kontaktováním naší odpovědné osoby: info@eposprint.cz, "Podání-GDPR". Všechny vaše podněty a stížnosti řádně prošetříme.
Úpravy našeho oznámení o ochraně osobních údajů
Vyhrazujeme si právo toto oznámení o ochraně osobních údajů kdykoli změnit, upravit a aktualizovat. Vracejte se prosím pravidelně, abyste se ujistili, že jste se seznámili s naším nejaktuálnějším oznámením.